Presupuestación del Proyecto.

La última parte relativa al documento de proyecto es la que corresponde a la presupuestación. Estrictamente, para el FONCA Jóvenes Creadores no te será solicitada una presupuestación del proyecto, sin embargo yo si te lo voy a pedir dada la relevancia de una buena administración económica.

Si no cuentas con una buena administración del dinero, desconociendo los gastos que implicará, corres mucho riesgo de no aprovecharlo bien, quedarte sin fondos y en última instancia, llevar el proyecto al fracaso… Algo que casi me sucede a mi.

Dudo mucho que quieras eso y por esa razón, realizar este presupuesto, para mi, sí es obligatorio.

Deca

Entonces, en el formato de esta lección llegaremos a una metodología adecuada para poder determinar los gastos de todo el proyecto. No te olvides de descargarlo.

Consideraciones para la presupuestación del proyecto

Para realizar este presupuesto nuevamente retomaremos la información de lecciones anteriores, especialmente lo siguiente:

• Cantidad de obra a producir y sus dimensiones: El número de piezas a realizar implicará una serie de gastos establecidos para su producción que dependerán mucho de tu disciplina artística.
  • Debes considerar el gasto en materiales y procesos particulares de tu arte.
  • Tendrás que considerar el gasto en embalaje y transporte de por lo menos el 25% de la obra producida, que será exhibida en la muestra final.
• Fases del proyecto y Flujo de trabajo: Dependiendo de las actividades y el trayecto que implica el flujo de trabajo se generarán ciertos gastos en el tiempo.
  • Debes considerar los métodos y procedimientos que has establecido y el potencial consumo financiero que implican.
• Calendarización del proyecto: Es necesario determinar la cantidad de gastos que se producirán por cada mes, ya que el recurso económico que recibirás se entrega con esta periodicidad.

Es importante mencionar que los tres últimos meses, si bien no están destinados a la producción de tu obra, si debes considerar para esos meses los gastos logísticos del embalaje y el transporte, y son gastos bastante fuertes. Así que debes prepararte muy bien para ello.

Distribución de los gastos mensuales del proyecto

La mejor manera para determinar cuanto gastarás por cada mes, es correlacionar cada una de las actividades semanales que estableciste, con el gasto monetario que implicarán.

Entonces, el procedimiento será el siguiente:

• Crear una tabla de gastos para cada mes.
• La tabla deberá estar dividida en 4 semanas, cada semana con su actividad establecida.
• Cada semana debe tener a su lado una casilla con el gasto que implica su realización.
• Se establecerá el gasto total del mes con la suma de los gastos semanales.
• Se determinará si existe un sobrante monetario para el mes restándole a la suma mensual recibida los gastos generados.

En caso de que un mes supere en gastos a la suma entregada mensualmente, tendrás que hacer lo siguiente:

• Hacer un plan de ahorro que provenga de meses en los cuales si tengas sobrantes, de tal forma que compenses el gasto en los meses más complicados.
• Reconsiderar el proceso del proyecto y sus implicaciones para asi adaptar todo acorde al dinero que recibirás.

NOTA: Cuando inicies con la presupuestación, no te preocupes si se genera un exceso de gasto mayor al ingreso mensual, primero presupuesta cada mes como tenga que salir y al final revisa como hacer las compensaciones.

Nuevamente lo digo: El proyecto es mutable, y si algo no encaja o no funciona bien para los parámetros de la beca, entonces tendrás que modificar lo que sea necesario modificar.

Recuerda que no debes plantear algo que no sea realista, acorde a los objetivos SMART, y si estas planteando un proyecto que no se pueda realizar con el dinero de la beca, entonces no estas siendo realista, ni planteando algo alcanzable.

Por supuesto, si tienes la posibilidad de recaudar más dinero a través de otros medios, entonces hazlo y plantéalo como parte del presupuesto, pero no coloque cosas que no puedas lograr.

¡Se prudente con tus posibilidades!

Deca

Otro detalle a considerar es el siguiente:

• Si ya cuentas con material: Debes contabilizar su gasto y sumarlo al total de gastos pero, después deberás sumarlo como parte de los sobrantes, y ahorrarlo para lo que se ofrezca posteriormente o bien, simplemente ahorrarlo para otros proyectos que tengas.

Gastos logísticos del proyecto

Otro de los gastos importantes que se van a generar durante la realización del proyecto son los siguientes:

• Embalaje: La correcta protección de la obra para su transporte de forma que no se dañe para llegar a su exhibición.
• Transporte o flete: El traslado de la obra desde tus manos hasta las bodegas del FONCA que desde ahí se encargará del manejo de la pieza hasta su exhibición.

Quizá en este momento no puedas tener una precisión de cuanto costarán estas cosas pero si debes comenzar a indagar en el costo promedio, por lo tanto será necesario que hagas la investigación.

Deberás considerar que para la muestra de obra en la exhibición final te será solicitado un promedio del 25% de obra que hayas realizado, para que se muestre en la exhibición.

Estos gatos logísticos deberán ser incluidos en en los meses 10 y 11 del calendario, puesto que será en esos momentos en que se definirá cuales serán las piezas que vas a exhibir y el lugar al que debes enviar las piezas

Es posible que tu quieras encargarte personalmente del embalaje y el transporte, sin embargo toma muy en cuenta que un buen embalaje realizado profesionalmente garantiza la correcta proyección de tu obra.

Te dejo aquí algunas opciones de embalaje profesional para que las consideres:

• Morillo Logistics: https://morilloshk.com/?p=index