Calendarización del Proyecto Artístico

La manera más eficaz para demostrar tu capacidad organizativa y de gestión de proyectos es la calendarización del proyecto, mediante la cual adaptarás tus tiempos, procesos y capacidad de producción de la obra, al tiempo establecido para el otorgamiento de la beca.

Para este momento ya contamos con los siguientes aspectos del documento de proyecto:

• Objetivos del proyecto: La finalidad por la que estas realizando este proyecto artístico, y la manera en que llegarás a ello a través de la producción de la obra.
• Descripción del proyecto: Las características estéticas y formales de la obra a producir así como los procesos que implicarán su realización.
• Fundamentación del proyecto: El mensaje que pretendes entregar a través de la obra producida así como el contexto ideológico del proyecto y como se integra en la producción.

En la calendarización del proyecto nuestra misión es la siguiente:

• Explicar como vamos a distribuir en el tiempo todos los procesos o fases a través de los cuales se logrará llegar a la meta final de producción de la obra. Con lo cual demostraremos la viabilidad de realización del proyecto y nuestra capacidad de organización para lograrlo.

Si no demuestras capacidad organizativa en el tiempo, no le garantizas al jurado que aprovecharás adecuadamente el dinero de la beca, puesto que la desorganización es compañera directa la fuga de dinero.

Recuerda que una beca de este tipo es el otorgamiento de la confianza en que producirás un proyecto que en este momento solo esta en el nivel de las ideas, no existe… por tanto, el documento de proyecto tiene el objetivo de lograr ganarse la confianza del jurado.

¡No! No mereces la beca solo por ser un artista… ¡Tienes que demostrar que la mereces!

Deca

En esta lección, y con ayuda del formato descargable que la acompaña, te ayudaré a poder acomodar de la manera más adecuada, todas las actividades que haz establecido como necesarias para lograr desarrollo de tu proyecto. No te olvides de descargar el material aquí.

Fases del proyecto y producción de obra

Como puedes ver, todo lo que hemos desarrollado con anterioridad, se debe tomar en cuenta para la realización de las siguientes partes del documento de proyecto. Es por esa razón que para poder calendarizar el proyecto debemos retomar nuevamente la información al respecto del Flujo de Trabajo que realizamos en lecciones anteriores, asi como la cantidad de obra a producir.

Debes tomar en cuenta que el desarrollo de un proyecto artístico es un entramado de todos los elementos que lo componen: uno afectará al otro en todo momento. Esto significa que un cambio realizado en un elemento, puede provocar que tengas que ajustar otro elemento.

Deca

En este punto ya conoces las fases de tu proyecto como las estableciste y también conoces cuales son las metas a las que llegarás en cada fase.

Ahora será necesario que esta meta la traduzcas a un resultado cuantitativo y tangible, si es que no lo habías hecho ya, bajo el concepto de “entregable”:

• Entregable: Es un objeto tangible o intangible que representa el resultado de un proyecto. Pude representar cualquier tipo de bloque de construcción que llevará al resultado del proyecto en su totalidad.
  Existe una gran diversidad de entregables posibles a plantear, por ejemplo: un reporte, un documento investigativo, un paquete de trabajo y también, pero no de forma exclusiva, en el caso del arte, las piezas de obra realizadas.

Es importante clarificar lo siguiente:

• Cuando dictaminamos una meta, puntualizando los valores cuantitativos que se generarán, estamos definiendo los entregables. Si aún no has establecido metas cuantitativas, entonces deberás hacerlo.

Calendarización del proyecto por fases

La beca FONCA Jóvenes Creadores actualmente esta estructurada de la siguiente manera:

• 12 meses de periodo de la beca
• 9 meses de desarrollo y producción del proyecto
• 3 meses de análisis de resultados, que a su vez se dividen en:
  • 1 mes de retroalimentación
  • 1 mes de preparación de obra para exhibición
  • 1 gestión de la exhibición

Con esto en mente procederemos a colocar nuestras fases del proyecto acomodándolas a los 9 meses de desarrollo y producción, pensando en esto como una ordenación por bloques que debemos encajar en las casillas que nos han sido otorgadas. Es decir, como si estuviéramos jugando Lego, donde los factores a encajar son:

• El número de fases
• El tiempo de realización de las fases
• Los momentos de producción de piezas finales

Asi pues, distribuye adecuadamente tus fases de proyecto en el tiempo otorgado y si tienes algo que no encaja bien deberás hacer alguno o varios cambios en lo siguiente:

• Modificar el número de fases establecidas
  • En cuyo caso, deberás revisar si es necesario modificar la “Descripción de proyecto” donde se mencionen esas fases.
• Reducir el tiempo de realización de las fases
  • Esto podría llegar a alterar la cantidad de acciones que puedes realizar en cada fase y pensar si esto afecta los métodos de producción y la cantidad de obra a realizar.
• Cambiar la cantidad de obra a realizar
  • En caso de que la cantidad de piezas a realizar no deba ser modificada, entonces deberás pensar en la modificación de los métodos de producción para así economizar tiempo y puedas producir todas las piezas propuestas.
• Alterar los métodos de producción de la obra
  • Siendo el caso, deberás revisar si la modificación de métodos altera la estética y la formalidad de la obra, con lo cual deberás modificar los factores de la “Descripción de proyecto” que hagan referencia a esos factores.
  • Puede darse el caso de que un cambio estético pueda alterar la fundamentación del proyecto, en cuyo caso deberás cuadrar nuevamente los factores ideológicos del proyecto ajustándolos a el resultado estético de la producción.

Como puedes ver, todo está unido, sobre todo en este punto en el que ya llevamos un gran avance en las cosas establecidas para el documento de proyecto. Pero recuerda siempre:

El proyecto es mutable, y lo puedes alterar y ajustar conforme vaya siendo necesario para que todo sea concreto y coherente.

Tu punto de anclaje para hacer los ajustes siempre serán los factores de determinación del Tema de proyecto:

• Problema de invetigación
• Objeto de estudio
• Concepto central

Deca

Para realizar esto de una manera didáctica y además, fácil de identificar, te sugiero que dividas los meses del calendario rellenando cada mes con un color identificatorio para cada fase. Por supuesto varios meses pueden tener el mismo nombre de fase, ya que una sola fase puede abarcar varios meses.

Calendarización del proyecto: Meses y acciones por mes

Anteriormente ya has definido cuales son las actividades a realizar en cada una de las fases. Dichas actividades están orientadas a la obtención de la meta final de dicha fase. Sin embargo, para la beca FONCA Jóvenes creadores te pedirán que determines actividades a realizar en cada mes y además una meta cuantitativa por mes.

Por lo tanto, en este punto toca ser más especifico en que es lo que vas a realizar mensualmente y que producto o parte de producto obtendrás por mes.

Para facilitar esto te propongo la siguiente analogía:

• Cada mes es un territorio por conquistar: Piensa en las casillas de la división mensual como territorios vírgenes que debes conquistar. Para ello deberás establecer una estrategia de conquista.
• Las acciones a realizar por mes son tu ejercito de conquistadores: Cada territorio necesita una invasión para ser colonizado, para lo cual deberás seleccionar conquistadores capacitados para realizar dicha conquista.
  • Deberás mandar 4 conquistadores como mínimo, un conquistador (una acción) por cada semana de la que se compone cada mes.
• Las meta mensual es el tipo de conquista que necesitas realizar para ganar el territorio: Tus conquistadores no pueden ser cualquier tipo de conquistador, deben estar enfocados a el logro de la meta del mes, de lo contrario no podrás conquistar el territorio. Cada territorio tendrá ciertas necesidades para ser conquistado.

Entonces para cada mes debes pensar en lo siguiente:

• ¿Cómo divido la meta de la fase en fracciones de meta para cada mes?
• ¿Cómo divido las acciones establecidas en cada fase para que me sea posible alcanzar las fracciones de meta en cada mes?

Una vez teniendo todo esto deberás adjuntar la información en el documento de proyecto que estas formando ya sea en un archivo Word o Google Docs. Ahí te recomiendo que integres cada mes y sus actividades con su meta final a través de una tabla bien organizada y distribuida, de forma que tu la entiendas tanto como el jurado que va a leer tu proyecto.